Wyjazdy nauczycieli akademickich w celu przeprowadzenia monitoringu studentów PK studiujących na uczelniach partnerskich w ramach programu Erasmus+ realizowane są w oparciu o umowę podpisaną przez przedstawicieli Politechniki Krakowskiej oraz Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji. Wyjazdy monitoringowe są jednym z tzw. działań wspierających organizację wymiany.
Osoby zainteresowane wyjazdem monitoringowym w ramach programu, kontaktują się w pierwszej kolejności z koordynatorem programu Erasmus+ na własnym wydziale celem zgłoszenia chęci wyjazdu.
Potwierdzona przez władze wydziału lista zawierającą nazwiska osób, które wyjadą z wizytą monitoringową, termin wyjazdu, nazwę uczelni partnerskiej oraz kwotę przyznaną na wyjazd przekazywana jest następnie do Działu Współpracy Międzynarodowej – Sekcja Programu Erasmus. Termin składania listy upływa w bieżącym roku akademickim 15 listopada 2023 r.
Podstawą do obliczenia wysokości dofinansowania przysługującego wykładowcom dokonującym monitoringu studentów są krajowe przepisy dotyczące należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Informacje o wysokości diet oraz limitów na noclegi w danym kraju można także uzyskać w Dziale Finansowym PK. Wyjazd monitoringowy musi zostać zrealizowany do dnia 28.06.2024 r.
Nauczyciele akademiccy dokonujący monitoringu studentów zobowiązani są złożyć w Dziale Współpracy Międzynarodowej – Sekcja Programu Erasmus następujące dokumenty wymagane przepisami:
przed wyjazdem:
- formularz „Wniosek o wyjazd zagraniczny” – składany nie później niż 2 tygodnie przed planowanym wyjazdem;
w ciągu dwóch tygodni po powrocie:
- oryginał dokumentu sporządzonego na papierze firmowym uczelni przyjmującej, podpisany przez jej uprawnionego przedstawiciela, potwierdzający cel pobytu oraz określający termin pobytu;
- sprawozdanie merytoryczne z wyjazdu zawierające następujące dane:
- imiona i nazwiska monitorowanych studentów
- ocenę warunków nauczania zagwarantowanych studentom przez uczelnię partnerską
- ocenę postępów naukowych studentów
- ocenę warunków socjalnych
- pozytywne i negatywne uwagi dotyczące monitorowanych studentów
- własne sugestie i uwagi
- wypełniony formularz „Rozliczenie zaliczki” wraz dokumentami finansowymi potwierdzającymi poniesienie kosztów.
Nauczyciele akademiccy uczestniczący w działaniach monitoringowych zobowiązani są rozliczyć wyjazd najpóźniej do 2 tygodni po powrocie z wyjazdu. Brak terminowego rozliczenia będzie się wiązał z koniecznością zwrotu zaangażowanych funduszy oraz wykluczeniem z udziału w Programie w latach kolejnych.
